Secretaria Executiva #BHOLDING

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Responsabilidades e atribuições

Gestão de agenda e compromissos

• Organizar, administrar e priorizar a agenda da diretoria, incluindo reuniões, compromissos e viagens corporativas.
• Realizar cotações e organizar passagens aéreas, hospedagens, traslados e roteiros de viagens.
• Gerenciar conflitos de horários e garantir o alinhamento dos compromissos.

 Assessoramento à diretoria

• Prestar suporte executivo à diretoria, auxiliando no acompanhamento de demandas estratégicas e administrativas.
• Organizar informações e fornecer subsídios para a tomada de decisões.
• Acompanhar deliberações, prazos e solicitações realizadas pela liderança.
• Tratar informações confidenciais com discrição e responsabilidade.

 Elaboração e gestão de documentos

• Elaborar, revisar e organizar e-mails, relatórios, atas de reuniões, ofícios, comunicados e documentos institucionais.
• Preparar materiais e apresentações para reuniões e alinhamentos executivos.
• Garantir a organização, atualização e confidencialidade dos documentos.

Comunicação e relacionamento institucional

• Atuar como elo de comunicação entre a diretoria, gestores, colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros.
• Receber, filtrar e direcionar demandas, identificando prioridades e assuntos que exigem atenção da liderança.
• Acompanhar solicitações e garantir o retorno às partes envolvidas.

Organização de eventos e reuniões corporativas

• Planejar e organizar eventos institucionais, reuniões, confraternizações e encontros corporativos.
• Realizar cotações, contratar fornecedores e acompanhar toda a logística necessária.
• Organizar reservas, espaços, alimentação, materiais e demais necessidades dos eventos.

Acompanhamento administrativo e operacional

• Acompanhar pendências e demandas da diretoria junto aos diferentes setores da empresa.
• Realizar controles administrativos, organizar documentos e monitorar prazos.
• Apoiar a execução de atividades e projetos solicitados pela liderança.
• Identificar necessidades, antecipar demandas e propor melhorias nos processos administrativos.

Requisitos e qualificações

• Ensino superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração, Relações Internacionais ou áreas correlatas.
• Experiência anterior em secretariado executivo, assessoria à diretoria ou funções administrativas de suporte à alta gestão.
• Inglês e espanhol em nível avançado ou fluente (obrigatório).
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Domínio do Pacote Office, especialmente Excel, Word e PowerPoint.
• Experiência com organização de agendas, reuniões e viagens corporativas.
• Capacidade de elaborar, revisar e interpretar documentos e comunicações institucionais.
• Organização, planejamento e gestão de prioridades.
• Discrição e responsabilidade no tratamento de informações confidenciais.
• Proatividade, autonomia, flexibilidade e atenção aos detalhes.
• Facilidade de relacionamento interpessoal e habilidade para lidar com diferentes níveis hierárquicos.